Option no 1 : Voici les étapes à suivre pour obtenir les approbations nécessaires, l’assurance voyage du CNRC et le remboursement de toutes les dépenses admissibles. Dans de nombreux cas, le
commanditaire ne paie pas l’intégralité des frais de déplacement. La personne qui effectuera le voyage doit : Étape 1 : faire autoriser son déplacement dans le module de gestion des déplacements de SAP; Étape 2 : réserver ses billets par l’entremise d’un généraliste des RH; Étape 3 : demander le remboursement des dépenses dans le module de gestion des déplacements de SAP; Étape 4a) : accepter le remboursement versé par le CNRC;
Étape 4b) : la tierce partie rembourse directement le CNRC au moyen d’un chèque libellé à l’ordre du receveur général du Canada; Étape 4c) : la tierce partie rembourse l’employé qui remet les sommes reçues au CNRC au moyen d’un chèque à l’ordre du receveur général du Canada.
Option no 2 : Si la tierce partie effectue elle-même les réservations et acquitte les frais de déplacement, il faudra faire autoriser le déplacement dans le module de gestion des déplacements de SAP en plus de faire approuver la commandite, puis demander le remboursement des frais engagés qui ne seront pas couverts par la tierce partie. Il faudra indiquer dans la demande que le déplacement fait l’objet d’une commandite par un tiers.